您现在的位置:主页 > 企业形象片 >

高校档案数字化的风险与对策

浏览次数: 日期:2020-03-07 10:00

在“互联网+”和“智能档案”的创新服务模式下,各所大学的档案使用“通用档案,大数据和扩展”的概念作为“统一规划,分步实施,资源共享和安全性。在这一原则的指导下,积极建设以“数据存储,数据管理,数据应用,数据共享”为核心的档案信息资源中心。然后,在建立数字档案馆的过程中,高校在对档案馆进行数字化处理时,如何处理人为错误和技术风险,黑客攻击等人为和技术风险,如何解决与学校办公系统的网络接口等等。需要讨论大学档案工作者的主题。

文件的数字处理是指通过数字扫描,微转换,音视频转换,数据翻拍等技术手段对各种文件,数据,数据等进行数字转换。在处理和转换过程中,人为错误,技术不足,计算机病毒入侵,网络黑客攻击等都会随时破坏数字处理系统。

高校档案数字化的风险与对策

1.1加工人员操作错误的风险。根据国家保密局的规定,在档案的集中存储和管理过程中,对分类文件的定义,过滤,屏蔽和粉碎进行全程监督和控制,以免泄露分类文件信息。但是,实际上,一些高校档案馆对档案文件的实体,场所,人员和信息的安全性不够重视,由处理人员的处理错误引起的档案扫描扫描比较模糊,尤其是高考审批表,机密文件等。利用率高的文档。不能及时发现自动图像校正,校对工作,人工去污处理等问题,导致错误率高,不能保证原始数据的质量。甚至有些员工对他们的工作不满意,并故意向其他组织提供机密技术和数据。这些是潜在的人类危险因素。

1.2加工技术和设备缺乏评估的风险。文件数字处理人员的技术水平直接决定了处理的效率和质量。目前,大多数大学档案馆都采用外包方式对档案馆进行数字化处理。在招标过程中,只提出了外包公司的进度保证,扫描设备,文件文件的拆装等建议,以及处理过程中的安全生产和信息。没有机密性管理,没有相关的技术和机密协议,没有对相关人员进行安全培训,也没有加工设备的技术知识。此外,大多数大学文件系统的日常运行和维护均由软件开发公司提供,并具有远程技术指导。博物馆缺少真正了解技术处理和网络预防的专业人员。他们对网络安全性没有深入的了解,也没有必要的技术风险。评估。

2.1内部环境。大学档案馆负责保存和发展学校档案馆。从安全风险的角度来看,既有高风险的土壤又有风险敏感的人[1]。因此,有必要加强和改善风险管理,并坚持文件安全的底线。在内部环境中,有必要从处理过程中确保文档的准确性,完整性和安全性。传输文件的处理时,将正确检查文件的内容和范围,并且在移交之前和之后将稻秆粉碎,并采用“数字”技术。为了确保电子文件和数字文件在移交,接收和备份过程中的真实性和真实性,使系统可以自动监视和发现文件是否被篡改,并自动检测内容,结构,背景信息和元数据电子文件。无缺陷,并随时提示文件管理员信息项是否完整,其中涉及电子文件的加密,存储,下载,打印等操作事项,以实现全过程自动监控,及时形成电子日志记录。

2.1.1数字文档是对人员风险的回应。一方面,在文件的数字化处理和维护过程中,加强了处理人员的保密性观念,避免了人员错位;与档案软件公司和数字处理公司签订技术服务合同和保密协议,加强对保密资格的审查,并避免档案数据。丢失,泄漏或不当传播,以及软件后续维护的详细管理。另一方面,对加工人员进行统一识别,严格控制违法人员和辞职人员联系加工数据,提高数字加工管理水平,有效保证加工数据和文件形成的安全性。增强电子签名的有效性。当发现伪造或无效的电子证书时,系统将锁定相关操作,并将报告通知发送给指定的系统安全审核员,以帮助及时识别和验证操作员的身份。

2.1.2软件和硬件设备有风险应对措施。档案的数字处理严格按照国家档案局制定的有关规范《档案数字化外包安全管理规范》 《纸质档案数字化技术规范》进行。在物理文件的数字化过程中使用的设备类型,设备制造商,设备型号,设备感光体,数字化实践等均记录在图像文件中。数据信息为分析用于数字处理的设备和参数提供了可追溯性基础。高校使用符合国家和行业标准的载体和软硬件,采用严格的流程设计,确保电子文档和数据文件注册,备份工作的规范化,减少设备损坏造成的文件丢失。

2.2外部区域。外部域的风险主要是指外部用户的非法入侵,恶意访问,篡改文件内容信息等。归档数据信息易于伪造,伪造或意外删除,因此确保其原始内容的真实性是有效使用数据的基础。高校可以通过预警机制,多套备份,封装机制和检测机制,保证档案数据的安全性,防范外部风险的入侵。

2.2.1加强网络入侵检测技术。高校档案数据库建设的内容包括国家教育政策,教育资源整合,师生个人信息,校园基础设施建设等。为确保信息的安全性,通过屏蔽所有通信将校园局域网与广域网分开PC上的接口。服务器物理锁定的技术手段在一定程度上避免了外部潜在的入侵风险[2]。其次,加强监控技术,安装入侵监控软件,发现网络系统存在安全隐患或受到攻击时,提供实时告警,及时提醒文件数据管理人员进行监控和防范;确保文件信息安全。

2.2.2在不同位置备份异构数据。如果大学档案数据库没有正确地在异构数据中备份,则将存在诸如丢失之类的风险因素。因此,在加快档案数字化处理和数字档案建设的过程中,高等学校加强了基层电子文件的接收,安全备份数据库信息,将备份存储介质与数据库隔离开来。机房并将其存放在安全的位置。或存放在其他地方。一旦系统受到威胁,便可以使用灾难恢复系统进行快速恢复。关于大学档案馆数字化发展的三点思考

当前,基于数字的技术创新影响着我们的工作和生活,大数据,云计算和物联网等智能服务系统已渗透到各行各业。高校档案馆应当顺应数字时代,树立创新,协调,绿色,开放,共享的发展理念,逐步从“纸铁”时代过渡到“数字与网络”时代[3]数字档案馆建设已集成到智能学校和智能城市建设系统中。

高校档案数字化的风险与对策

3.1建立互联网思维模型。高校档案馆管理者应在档案馆的四个功能“资产管理,历史保存,权利保护和教育”的基础上,改变传统的“封闭,托管,行政干预”档案管理方式,建立“五合一”。没有改变。 “知识产权档案馆的信息开发概念,建立新的互联网思维模式,从“开放,协作,共享”的角度出发,研究现代信息技术对文件管理方法,用户体验,文件文化交流和价值显示带来的变化。关于文件服务模式的转变,重点在于提高大学档案工作的活力,创造力和执行力。

3.2加强新媒体平台建设。当前,随着微博,微信等社交平台的出现,图像传输,微信支付,公众账号扫描,图像识别等信息技术和智能技术被广泛应用于各个行业。在互联网思维,大数据应用和智能管理方面,高校档案馆的数字化管理略为落后。因此,大学应加强对海量档案数据资源的处理,分析和研究,找出数据关系,并为互连,感知,发展和共享建立一个智能的网络平台。加快档案数字化进程,实施档案工作“存量数字化,增量电子化”战略[4],研究图像识别技术,将图像识别转换为文本数据,以促进档案的检索,查询和安全。创建以用户为中心的“文件信息服务站”,逐步实现文件的信息导航和便捷服务。

3.3借助“互联网+”技术的优势,我们将在高校中创建一张“民生卡”。大学档案中的部分档案是真实记录工作,生活以及师生的工作,涉及个人的切身利益。档案的推广,职称评估,学历,房地产公证,出国留学,医疗保险等档案材料与师生的工作和生活息息相关。档案管理人员应建立不同文件的前端监控机制,使文件管理更加规范化,数字化。标准化。同时,利用“互联网+”的优势,利用校园网,档案馆网站等来传播档案信息内容,倾听师生的需求,并抓住师生的需求。此外,它还确保了大学档案的准确脱贫,档案管理员外出向居民社区,脱贫村,实习单位,培训基地等进行了宣传和网络信息知识转移。学习使用网络平台进行查询。档案馆和档案馆的使用形成了一种良好的社交氛围,即“读取文件,写入文件,使用文件和喜欢文件”。

简而言之,大学通过数字化风险应对来归档,加强数据库资源的建设,积极探索新的发展思路,整合文件管理业务咨询服务,文件信息系统,数字资源和基础设施的优势,以实现文件的收集,整合和存储高度集成和信息化,收集文件的数字化,增量文件的电子化以及档案服务的网络化,探索“智能文件”服务的新模式,并增强了大学档案的智能服务能力。